Tjek om dit bogføringssystem er godkendt: sådan gør du

I takt med at den nye bogføringslov træder i kraft, er det blevet afgørende for virksomheder at sikre, at deres bogføringssystem er godkendt. Et godkendt bogføringssystem er ikke blot en teknisk formalitet, men en nødvendighed for at overholde lovgivningen og undgå potentielle bøder. Mange virksomheder står dog over for udfordringen med at finde ud af, om deres nuværende system opfylder kravene, eller hvordan de kan vælge et nyt system, der er i overensstemmelse med loven.

Hvorfor det er vigtigt med et godkendt bogføringssystem

At have et godkendt bogføringssystem er essentielt for at sikre, at din virksomhed opererer inden for rammerne af den nye bogføringslov. Denne lov kræver, at virksomheder enten bruger et system, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen, eller at de selv kan dokumentere, at deres system opfylder de lovmæssige krav. Manglende overholdelse kan ikke kun resultere i bøder, men også skade virksomhedens omdømme og skabe administrative udfordringer.

Erhvervsstyrelsen har offentliggjort en liste over godkendte digitale standardbogføringssystemer, som virksomheder kan benytte for at sikre compliance. Denne liste fungerer som en garanti for, at de systemer, der er registreret, lever op til de nødvendige standarder inden for bilagsopbevaring, it-sikkerhed, og automatisering.

Usikkerhed blandt virksomheder

Mange virksomheder er usikre på, hvordan de skal navigere i det nye landskab med krav om digitale bogføringssystemer. De står med spørgsmål som: “Er vores nuværende system godkendt?” og “Hvad sker der, hvis vi bruger et system, der ikke er på listen?” Disse spørgsmål er ikke blot teoretiske, men har reel betydning for virksomhedens daglige drift og økonomiske rapportering.

Usikkerheden kan føre til forsinkelser i implementeringen af nye systemer eller til unødvendige risici ved at fortsætte med ikke-godkendte løsninger. Derfor er det vigtigt for virksomheder at tage en proaktiv tilgang ved at undersøge og forstå de krav, der er fastsat af lovgivningen. Dette kan inkludere at gennemgå den officielle liste over godkendte systemer eller at rådføre sig med eksperter inden for bogføring og it-sikkerhed.

Konsekvenserne af ikke at have et godkendt system

Hvis din virksomhed anvender et bogføringssystem, der ikke er godkendt, påtager I jer selv ansvaret for at sikre, at systemet lever op til de lovmæssige krav. Dette kan medføre kontrolbesøg fra Erhvervsstyrelsen og potentielle bøder, hvis systemet ikke opfylder kravene. For at undgå disse konsekvenser er det vigtigt at vælge et system fra den officielle liste eller at kunne dokumentere, at et specialudviklet system lever op til kravene.

Ved at vælge et system, der er godkendt, sikrer du ikke blot overholdelse af loven, men også en effektiv og sikker bogføringsproces. Et godkendt system kan integreres med andre løsninger, som fx Digisense’s compliance-løsninger, der yderligere kan optimere din virksomheds bogføringsarbejde.

hvad betyder det at være et godkendt bogføringssystem?

Et godkendt bogføringssystem er et system, der opfylder de krav, der er fastsat af Erhvervsstyrelsen i henhold til den nye bogføringslov. Dette indebærer, at systemet er i stand til at håndtere bilagsopbevaring, it-sikkerhed, og automatisering på en måde, der sikrer korrekt og effektiv bogføring. For at blive godkendt skal systemet være registreret hos Erhvervsstyrelsen, hvilket betyder, at det er blevet anmeldt og vurderet til at opfylde de nødvendige standarder. Denne registrering er afgørende for at sikre, at systemet lever op til lovens krav og kan findes på Erhvervsstyrelsens liste over godkendte systemer.

sådan tjekker du, om dit bogføringssystem er godkendt

For at finde ud af, om dit bogføringssystem er godkendt, kan du følge en simpel trin-for-trin guide:

Start med at besøge Erhvervsstyrelsens hjemmeside, hvor du kan finde den officielle liste over godkendte digitale standardbogføringssystemer.
Søg efter dit systems navn på listen for at bekræfte, at det er registreret og godkendt.
Hvis dit system er et specialsystem, der ikke er på listen, skal du kunne dokumentere, at det opfylder alle lovens krav. Dette kan indebære, at du indhenter dokumentation fra systemudbyderen.
Hvis du er i tvivl, kan det være en god idé at rådføre dig med en revisor eller en anden ekspert inden for bogføring for at sikre, at du har den nødvendige dokumentation.

hvad hvis dit bogføringssystem ikke er på listen?

Hvis dit bogføringssystem ikke er på Erhvervsstyrelsens liste, er det vigtigt at overveje de muligheder og risici, der er forbundet med at bruge et ikke-registreret system. Det er virksomhedens ansvar at sikre, at systemet lever op til de lovmæssige krav, hvilket kan medføre ekstra arbejde med at dokumentere systemets overensstemmelse. Virksomheder med specialudviklede systemer skal være særligt opmærksomme på at kunne fremvise dokumentation for, at deres system opfylder kravene.

Brug af et ikke-godkendt system kan medføre kontrolbesøg fra Erhvervsstyrelsen og potentielle bøder, hvis systemet ikke opfylder kravene. For at undgå disse risici kan det være en fordel at overveje at skifte til et system, der er godkendt og registreret hos Erhvervsstyrelsen.

For virksomheder, der står over for valget af et nyt system, kan det være en fordel at se på de mange online demoer, der er tilgængelige, for at finde et system, der både er godkendt og passer til virksomhedens behov.

krav til funktionaliteten af et godkendt bogføringssystem

For at sikre compliance med den nye bogføringslov skal et godkendt bogføringssystem opfylde en række funktionelle krav. Disse krav omfatter blandt andet muligheden for at modtage og sende e-fakturaer, opbevare bilag elektronisk samt sikre it-sikkerhed gennem bruger- og adgangsstyring. Automatisk sikkerhedskopiering er også en vigtig funktion, der sikrer, at data altid er tilgængelige og beskyttede mod tab.

Automatisering spiller en central rolle i moderne bogføringssystemer. Ved at automatisere processer som fakturering og bilagshåndtering kan virksomheder ikke kun sikre overholdelse af lovgivningen, men også opnå betydelige effektivitetsgevinster. Læs mere om e-faktura og automatisering for at forstå, hvordan det kan integreres i jeres bogføringssystem.

integration med andre løsninger

Et godkendt bogføringssystem bør kunne integreres problemfrit med andre løsninger, som f.eks. kreditorworkflow-systemer. Dette gør det muligt for virksomheder at optimere deres finansielle processer yderligere. Ved at kombinere et godkendt bogføringssystem med avancerede løsninger som Digiflow, kan virksomheder automatisere og effektivisere kreditorhåndteringen, hvilket sikrer en mere strømlinet og fejlfri proces.

Integration med løsninger til e-faktura, såsom Peppol og Nemhandel, kan også være en fordel, da det sikrer, at alle fakturaer behandles i overensstemmelse med gældende standarder og krav. Dette reducerer risikoen for fejl og sparer tid i det daglige arbejde.

ofte stillede spørgsmål

vores leverandør siger, at de ‘opfylder kravene’, men står ikke på listen – hvad gør vi?

Hvis jeres leverandør hævder, at deres system opfylder kravene, men det ikke er på Erhvervsstyrelsens liste, bør I anmode om dokumentation for, hvordan systemet opfylder lovens krav. Det er vigtigt at kunne fremvise denne dokumentation ved eventuelle kontrolbesøg.

hvad hvis vi skifter leverandør midt i regnskabsåret?

Skifter I leverandør midt i regnskabsåret, skal I sikre, at det nye system også er godkendt. Det er vigtigt at planlægge overgangen nøje for at undgå forstyrrelser i bogføringen og sikre, at alle data overføres korrekt.

hvordan dokumenterer vi over for revisor eller Erhvervsstyrelsen, at vi er dækket ind?

For at dokumentere overholdelse kan I opbevare korrespondance med leverandøren, der bekræfter systemets godkendelse, samt eventuelle certificeringer eller erklæringer fra leverandøren. Det kan også være nyttigt at have en intern dokumentationsproces, der beskriver, hvordan systemet opfylder de lovmæssige krav.

Er du klar til bogføringsloven?