Kravene til regnskabssoftware: hvad du skal vide under den nye bogføringslov

I takt med at den nye bogføringslov i Danmark træder i kraft, er der opstået et behov for virksomheder til at sikre, at deres regnskabssoftware opfylder de nye lovkrav. Denne lovændring, der har til formål at forbedre gennemsigtighed og sikkerhed i regnskabsprocesserne, har skabt en kritisk situation for virksomheder, der nu skal navigere i et mere komplekst lovgivningslandskab. For mange virksomheder kan manglende overholdelse af disse krav medføre betydelige sanktioner, hvilket gør det afgørende at forstå og implementere de nødvendige ændringer.

Hovedformål med de nye krav

Den nye bogføringslov er designet til at styrke gennemsigtigheden og sikkerheden i regnskabsprocesser. Med et øget fokus på digitalisering og automatisering skal virksomheder nu sikre, at deres regnskabssoftware kan håndtere de nye krav til dataopbevaring og rapportering. Dette inkluderer blandt andet krav til it-sikkerhed, bruger- og adgangsstyring samt automatisk sikkerhedskopiering. Disse ændringer er nødvendige for at beskytte virksomhedens finansielle data mod uautoriseret adgang og tab.

De mest markante lovændringer

Blandt de mest markante ændringer i lovgivningen er indførelsen af krav om digital opbevaring af regnskabsdata og integration af e-fakturering. Disse krav er ikke kun relevante for at sikre compliance, men de er også designet til at fremme effektivitet og nøjagtighed i virksomhedernes regnskabspraksis. For virksomheder, der anvender specialudviklede systemer, bliver det også nødvendigt at sikre, at disse systemer er i overensstemmelse med de nye standarder senest den 1. januar 2025. For standardsystemer gælder fristen allerede fra den 1. juli 2024.

Virksomheder står derfor over for en væsentlig opgave i at evaluere deres nuværende regnskabssoftware og sikre, at det er i stand til at opfylde de nye lovkrav. For dem, der endnu ikke har implementeret digitale løsninger, tilbyder den nye lov en mulighed for at opgradere til mere effektive og sikre systemer, der kan integreres med eksisterende forretningsprocesser.

For mere information om, hvordan du kan opfylde disse krav, kan du læse mere i vores compliance guide.

krav til regnskabssoftware under den nye lov

Med den nye bogføringslov i Danmark er der skærpede krav til, hvordan regnskabssoftware skal fungere. For at sikre, at virksomheder er i overensstemmelse med lovgivningen, er det vigtigt at forstå de specifikke registreringskrav og tidsfrister. For standardsystemer er fristen den 1. juli 2024, mens specialudviklede systemer har en frist til den 1. januar 2025. Disse datoer er afgørende for at sikre, at systemerne er opdaterede og i overensstemmelse med lovgivningen.

Derudover er der tekniske og sikkerhedsmæssige krav, som virksomheder skal være opmærksomme på. Ifølge PwC inkluderer disse krav it-sikkerhed, bruger- og adgangsstyring samt automatisk sikkerhedskopiering. Det er også vigtigt at have digital opbevaring og e-fakturaintegration, hvilket kan hjælpe med at beskytte virksomhedens finansielle data mod uautoriseret adgang og tab. For at få en dybere forståelse af, hvordan disse krav kan implementeres, kan virksomheder overveje at læse mere om e-fakturaintegration.

valg af registreret vs. uregistreret system

En anden vigtig overvejelse under den nye lov er valget mellem registrerede og uregistrerede systemer. Registrerede systemer, som dem der tilbydes af e-conomic og Dinero, giver en række fordele, herunder en garanti for, at systemet opfylder alle lovkrav. Dette kan være en stor fordel for virksomheder, der ønsker at minimere risikoen for sanktioner.

På den anden side kan der være udfordringer ved at anvende uregistrerede systemer, især for specialudviklede løsninger. Disse systemer kræver ofte mere tid og ressourcer for at sikre, at de er i overensstemmelse med lovkravene. Virksomheder bør nøje overveje deres behov og ressourcer, når de vælger mellem disse to typer systemer. For virksomheder, der overvejer en specialudviklet løsning, kan det være nyttigt at undersøge, hvordan OIUUBL-standarder kan integreres for at sikre compliance.

At vælge den rette regnskabssoftware er en kritisk beslutning for enhver virksomhed under den nye bogføringslov. Det er vigtigt at tage højde for både de tekniske krav og de praktiske implikationer af at vælge enten et registreret eller uregistreret system. Ved at forstå disse aspekter kan virksomheder sikre, at de ikke kun overholder lovkravene, men også optimerer deres regnskabspraksis for fremtiden.

implementering af regnskabssoftware i praksis

For mange virksomheder kan overgangen til et nyt regnskabssystem virke som en udfordrende opgave. Det er dog muligt at gøre processen mere overskuelig ved at følge nogle praktiske trin. Først og fremmest bør virksomheder foretage en grundig vurdering af deres nuværende systemer og identificere, hvilke funktioner der skal forbedres eller tilføjes for at opfylde de nye lovkrav. Dette kan indebære at konsultere med eksperter inden for området, såsom Digisense konsulenter, der kan tilbyde skræddersyet rådgivning.

Når den rette software er valgt, er det vigtigt at planlægge en trinvis implementering for at minimere forstyrrelser i de daglige operationer. Dette kan inkludere at opsætte testmiljøer, hvor medarbejdere kan blive fortrolige med det nye system, før det rulles ud i hele organisationen. Desuden kan det være gavnligt at have en klar tidsplan for overgangen, der inkluderer vigtige milepæle og deadlines.

For at sikre en problemfri overgang er det også vigtigt at have en robust dataoverførselsplan, der sikrer, at alle eksisterende data migreres korrekt til det nye system. Dette kan gøres ved at samarbejde med it-specialister, der kan hjælpe med at konfigurere systemet korrekt og sikre, at alle sikkerheds- og compliance-krav er opfyldt. En god start kan være at deltage i en online demo for at få en fornemmelse af systemets funktionalitet og brugervenlighed.

ofte stillede spørgsmål

hvad er de største ændringer i den nye bogføringslov?

De største ændringer inkluderer krav til digital opbevaring af regnskabsdata, integration af e-fakturering samt øgede krav til it-sikkerhed og brugeradgangsstyring. Formålet med disse ændringer er at forbedre gennemsigtigheden og sikkerheden i regnskabsprocesserne.

hvordan vælger jeg den rette regnskabssoftware?

Det er vigtigt at overveje både de tekniske krav og de praktiske implikationer, når man vælger regnskabssoftware. Sørg for at vælge en løsning, der er registreret og i overensstemmelse med de nye lovkrav, og som kan integreres problemfrit med dine eksisterende systemer.

hvad sker der, hvis min virksomhed ikke overholder kravene?

Manglende overholdelse af de nye krav kan medføre betydelige sanktioner, herunder bøder og potentielle juridiske konsekvenser. Det er derfor afgørende at sikre, at din virksomhed er i compliance med lovgivningen.

hvordan kan jeg sikre, at min software forbliver opdateret i forhold til lovændringer?

Vælg en softwareleverandør, der tilbyder løbende opdateringer og support for at sikre, at dit system altid er i overensstemmelse med de nyeste lovkrav. Det kan også være nyttigt at holde sig informeret om kommende ændringer via ressourcer som compliance guide 2025.

Er du klar til bogføringsloven?